Как работать в режиме многозадачности? Тайм-менеджмент и тренировки внимания

Когда мы говорим о многозадачности, важно разграничить смыслы: речь о параллельном выполнении нескольких задач или о последовательном выполнении множества задач? Разница существенная, разберем оба варианта. 

Выполнять несколько задач параллельно

Если ты попробуешь это провернуть, то убедишься, что результат будет плохим. Человек может выполнять в один момент времени один вид деятельности. Если получается совместить два, значит одно из дел доведено до автоматизма. Например, ты можешь идти по городу и слушать музыку или разговаривать с другом. Но даже в этом случае ты будешь максимально сосредоточен на чём-то одном: на беседе или на деталях в образе города. 

Когда человек пытается делать одновременно два вида деятельности, он теряет в одном из них. Посмотрим еще один пример: составлять отчет и смотреть фильм. Кажется, что может получиться, но нет: в отчете будут ошибки или фильм станет фоном, который не воспринимается. Если человек будет пытаться сохранить концентрацию, и на фильме, и на отчете, он очень быстро почувствует усталость, повысится отвлекаемость, а концентрация снизится.

По данным American Psychological Association, многозадачность снижает производительность на 40%. Пытаясь работать в таком режиме, человек теряет время, повышает уровень стресса и утомляемость.

Выполнять множество задач друг за другом

В этом варианте многозадачности человек приступает к следующей задаче при завершении предыдущей. Это кажется хорошим вариантом, но на деле задачи могут идти в режиме нон-стоп. Такая работа ведет к стрессу и быстрой усталости.

Есть еще один подвид этого варианта многозадачности: переходить к следующей задаче, когда предыдущая еще не завершена. Конечно, подвешенные задачи давят на человека, он больше суетится, отвлекается, стрессует — выматывается. 

Что делать?

В многозадачности, как бы её не определяли, работает большинство людей. К счастью, есть способы помочь себе и сделать этот процесс более эффективным и снизить его негативное влияние на состояние. 

Планировать день, неделю, месяц

Часто мы бросаемся в рабочий день без плана, составляем мысленно примерную последовательность задач и идём по ней. Кажется, что полноценное планирование — пустая трата времени. Это не так. Во-первых, когда ты держишь информацию в голове, ты нагружаешь свое внимание лишней задачей. Во-вторых, без плана ты забываешь про перерывы и обед, а ещё часто нереалистично оцениваешь свои возможности.

Как составить план?

Подготовительный этап

1. Выпиши список всех-всех дел, которые у тебя есть. 

2. Распредели их по группам, например: работа, здоровье, социальная жизнь, путешествия и другие.

3. Определи приоритетность каждой задачи, для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Она предполагает разделение на четыре категории: важные и срочные дела; важные, но несрочные; срочные, но неважные; неважные и несрочные. 

4. Определи, с какими задачами нужно разобраться в этом месяце.

Зачем это делать? На подготовительном этапе проводится инвентаризация задач — мы выгружаем всё из мозга. Удели этому время и ты почувствуешь лёгкость, потому что мозг освободился от задачи держать всё это в памяти и волноваться о сроках. 

Основной этап

У тебя уже есть план на месяц, отталкиваясь от него можно планировать неделю и день. Разберем составление плана дня.

1. Выпиши все задачи на день. 

2. Разбей их по группам, будет минимум две группы: работа и личное.

3. В каждой группе выдели 3 ключевые задачи. Велика вероятность, что ты успеешь выполнить только их. Часто мы переоцениваем свои возможности и планируем на день слишком много, поэтому важно сразу расставить приоритеты. 

4. Добавь в план время, укажи промежутки для работы над основными задачами и время больших перерывов. Лучше расписать план подробно, но если это кажется перебором, просто укажи ключевые точки.

5. Теперь каждый из трех основных задач разбей на подзадачи. Делить можно до тех пор, пока не получится список простых действий. После выполнения каждого шага в этом списке можно ставить галочки. Во-первых, список простых действий не пугает, каждый пункт понятен мозгу, вся задача кажется проще и требует меньше энергозатрат, чем при формулировке в одной фразе. Во-вторых, можно ставить много галочек, а это просто приятно: ты видишь свой прогресс и получаешь заряд двигаться дальше. 

Для примера разобьем на простые действия задачу поменять лампочку.

— Достать из шкафа новую лампочку.

— Поставить под люстру стул или стремянку. 

— Вкрутить лампочку. 

Если эти действия не кажутся простыми, можно разбить ещё: 

— Подойти к шкафу и открыть его. 

— Найти коробку с лампочками. 

— Достать из коробки лампочку, поставить коробку на место и закрыть шкаф. И так далее.

1. Ты приступаешь к работе и идешь по составленному плану. Теперь твоя задача: определить, сколько времени ты можешь сосредоточенно работать. Можно начать с техники Pomodoro: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Если концентрации не хватает, можно начать с меньшего отрезка времени и постепенно увеличивать. Но даже при отличной концентрации, перерывы нужно делать раз в час: встать с рабочего места, пройтись, размяться, дать глазам отдохнуть.

Тренировать концентрацию

Фокус многозадачности в том, что человек эффективно управляет своим вниманием: быстро переключается между задачами и входит в процесс после перерыва. Внимание можно развивать с помощью простых упражнений. Попробуй таблицу Шульте, тест Мюнстерберга, «Перепутанные линии», лабиринты, практикуй внимательные прогулки или просмотры фильмов без отвлечения на телефон, старайся замечать все детали.

Убрать отвлекающие факторы

Так как многозадачность завязана на внимании, важно снизить лишнюю нагрузку и убрать отвлекающие факторы. Организуй рабочее место так, чтобы тебя ничего не отвлекало: сделай уборку на столе, выключи музыку, закрой лишние файлы и вкладки в браузере, выключи оповещения в соцсетях. Во время работы не отвлекайся на сообщения и ленты соцсетей. Если это не связано с работой, можно отложить на перерыв. Если тебя постоянно отмечают в рабочих чатах, выдели конкретное время, когда ты отвечаешь на все сообщения, например, один раз в два часа.

Не забывай следить за своим состоянием и заботиться о здоровье. То, как ты себя чувствуешь, очень сильно влияет на твою концентрацию и результаты в работе. Стандартная база: здоровый сон, питание, спорт. 

Подведём итог и выделим плюсы и минусы многозадачности. 

Минусы многозадачности

Если работать в многозадачности без тайм-менеджмента, поддерживающих упражнений и здоровых привычек, человек будет быстро уставать, накапливать стресс, результаты в работе станут хуже, концентрация внимания снизится.

Плюсы многозадачности

Если с умом подходить к многозадачности: использовать планирование, тренировать внимание, внедрять здоровые привычки, человек сможет успевать делать больше, показывать хорошие результаты работы и сохранять силы в течение рабочего дня.